Teamassistenz (m/w/d)

Teamassistenz (m/w/d) bei Stadtwerke München GmbH

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Unsere Vision: Wir sind als Verkehrsinfrastruktur, das stabile Rückgrat für Münchens beste Mobilität.
Unsere Mission: Wir betreiben für unsere Fahrgäste eine attraktive, leistungsfähige und sichere Infrastruktur und setzen zuverlässig unsere Maßnahmen / Projekte und die unserer Partner um. Unser Handeln ist von Kooperation, Transparenz und Innovation geprägt.

● Büro- und Terminmanagement für die Bereichsleitung (7 unterstellte E2 Bereiche mit ca. 1.000 Mitarbeiter*innen)
● Einladung zu Terminen und Organisation der Bewirtung
● Terminannahmen und -absagen
● Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
● Abfassung von E-Mails und Schreiben nach vorheriger Abstimmung des Inhaltes
● Pflege der Kontaktliste
● Vertretung der Teamassistenz innerhalb des Bereichs
● Selbstständige Bearbeitung und Kontrolle der Zeitwirtschaft nach den einschlägigen Richtlinien (ca. 3 Mitarbeiter*innen, im Vertretungsfall rund 12 Mitarbeiter*innen)
● Erledigung von Verwaltungs- und Organisationsaufgaben wie Postbearbeitung, Zutrittsberechtigungen zum Gebäude (M-Cliq, Freischaltung Mitarbeiterausweis) sowie weitere gebäudetechnische Belange
● Selbstständige Bearbeitung kaufmännischer Themen wie Auszahlungen (E-Pay), Bestellungen (Bestellungen Smart-Procurement) und Rechnungsprüfung
● Zuarbeit zur Erstellung und Aufbereitung fachbereichsspezifischer Präsentationsunterlagen, Reports (Auswertungen und Statistiken) und Dokumente auf Anforderung
● Mitarbeit bei der Vorbereitung von Veranstaltungen und Vorbereitung von Besprechungen, Raumbuchungsverwaltung
● Unterstützung im Bereich Personal wie Onboarding/ Offboarding von Mitarbeitenden Überwachung und Pflege der Pflichtschulungen (Anmeldung zu Schulungen und zu werkärztlichen Terminen, sowie Überwachung der Fälligkeiten der jeweiligen Termine)

● Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann mit Schwerpunkt Büromanagement, Bürokommunikation oder Weiterbildung zur Management Assistenz
● Erfahrung in der Büro-Management von Leitungen von Flächen-Organisationen in Konzernen oder vergleichbaren Strukturen
● Lösungsorientierung bei der Organisation von täglichen Herausforderungen
● Adressatengerechte, empathische Kommunikationsfähigkeiten sowohl gegenüber Mitarbeiter*innen als auch in- und externen Stakeholdern
● Hohe Resilienz gegenüber volatilen Rahmenbedingungen
● Große Teamfähigkeit und Vorleben einer Vertrauenskultur gegenüber des Leitungsteams der Verkehrsinfrastruktur

● Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis, das Ihnen einen zukunftssicheren Arbeitsplatz bei einem der größten kommunalen Arbeitgeber der Region garantiert
● Die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten (Homeoffice-Regelung)
● Eine attraktive Vergütung gemäß Tarifvertrag sowie eine Beteiligung am Unternehmenserfolg und eine betriebliche Altersversorgung
● Möglichkeit, sich auf eine werksgeförderte Mitarbeiterwohnung zu bewerben

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