Assistenz und Sachbearbeiter:in für das

"Neben dem Arbeitsalltag den Weg zur Digitalen Verwaltung begleiten."

Johannes S.: Personalbetreuer

Assistenz und Sachbearbeiter:in für das Vorstandsbüro der Dekanin und der Geschäftsführerin im Dekanat der Medizinischen Fakultät (all genders)

Vollzeit/Teilzeit | Unbefristet | Arbeitsort: Hamburg Eppendorf UKE_Zentrale Dienste

Gemeinsam besser. Fürs Leben. Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) - und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 15.300 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.

Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein - und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.

Willkommen im UKE.

Das macht die Position aus Willkommen in unserer modernen Verwaltungsabteilung der Medizinischen Fakultät am UKE. Für unser Team in der Abteilung Fakultätsservice und Budget suchen wir tatkräftige Unterstützung für das Dekanatsbüro. Neben der anspruchsvollen Terminkoordination- und organisation für Dekanin und Geschäftsführung stehen im Dekanatsbüro vielfältige Aufgaben rund um die Fakultätssachbearbeitung an.

Das wartet in Ihrem Alltag auf Sie:

● Organisation der Büroabläufe, Optimierung und Weiterentwicklung der zugrundeliegenden Prozesse (Qualitätsmanagement), Terminkoordination- und überwachung, Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs und von internationalen Anfragen sowie die Betreuung von Gästen und Besucher:innen
● Vor- und Nachbereitung von Kuratoriums-, Dekanats- und Gremiensitzungen, Erstellen von Tagesordnungen, Protokollen und die Versendung der Beschlussfassungen
● Administrative Unterstützung und Dokumentation von Berufungsverfahren
● Literatur- und Internetrecherche sowie Erstellung von Entscheidungsvorlagen/Präsentationen - auch in englischer Sprache
● Planung und Abrechnung von Dienstreisen, Klausurtagungen, Bereisungsverfahren und weiteren Veranstaltungen
● Rechnungssachbearbeitung
● Mitwirkung b. d. admin. u. wiss. Berichterstattung in Zusammenhang mit Behördenanfragen, der Erhebung, Aufbereitung u. Kommentierung v. Kennzahlen und Berichten
● Erstellung und Pflege der Webseiten des Dekanats
● Mitwirkung bei Projekten d. Dekanats

Darauf freuen wir uns
● Eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte:r, eine kaufmännische Ausbildung oder einen Hochschulabschluss im administrativen oder kaufmännischen Bereich. Alternativ können Sie uns auch mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen überzeugen.
● Berufserfahrung und Erfahrung in der Hochschulverwaltung sind wünschenswert.
● Sehr gute Kenntnisse der MS Office Anwendungen
● Kenntnisse in Rechnungswesen und Buchhaltung sind von Vorteil.
● Gute Englischkenntnisse
● Gutes technisches Grundverständnis
● Ihre Kommunikations- und multikulturelle Sozialkompetenz, Ihr Organisationstalent und Verhandlungsgeschick sowie Ihr strukturierter und gewissenhafter Arbeitsstil und Flexibilität sind Ihre Stärk-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
Die vollständige Stellenanzeige und die Möglichkeit sich zu bewerben finden Sie unter folgendem Link (kopieren Sie den Link einfach in die URL Zeile Ihres Browsers):

https://www.stellenanzeigen.de/job/detail/15253096/?campaign=ebay_kleinanzeigen