Office Manager (f/m/d)

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Office Manager (f/m/d) bei PSI Software SE - Process Industries & Metals c/o PSI Software SE

Der PSI-Konzern entwickelt Softwareprodukte zur Optimierung des Energie- und Materialflusses bei Versorgern und Industrie. Als unabhängiger Softwarehersteller mit über 2.300 Beschäftigten ist PSI seit 1969 Technologieführer für Prozesssteuerungssysteme, die durch die Kombination von KI-Methoden mit industriell bewährten Optimierungsverfahren für eine nachhaltige Energieversorgung, Mobilität und Produktion sorgen. Die innovativen Branchenprodukte können vom Kunden selbst oder in der Cloud betrieben werden. Die Business Unit Process Industries & Metals bündelt dabei die gesamte Expertise für Softwarelösungen in der Metallindustrie.

Office Manager (f/m/d)

● Berlin
● PSI Software SE - Process Industries & Metals
● Kaufmännische Funktionen
● Vollzeit

● Empfang & Büroorganisation: Du bist die erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Kunden und Lieferanten - sowohl im Büro als auch telefonisch - und sorgst für eine angenehme Atmosphäre und reibungslose Abläufe.
● Arbeitszeit- & Abwesenheitsmanagement: Du prüfst und koordinierst die Arbeitszeitbuchungen in unserem Zeiterfassungssystem, sowie Urlaubsanträge und Krankmeldungen über unser HR-System.
● Meeting- & Eventmanagement: Du organisierst und bereitest Meetings vor und behältst stets den Überblick. Zudem planst und setzt du interne Events wie Jubiläen, Firmenfeiern und Team-Meetings kreativ um.
● Office & Facility Management: Du beschaffst und verwaltest Büromaterialien, Hardware und Verbrauchsmaterialien sowie Lieferanten- und Versicherungsverträge und steuerst externe Dienstleister.
● Travel Management: Du planst und buchst Geschäftsreisen (Bahn, Flug, Mietwagen, Hotels, Restaurants) und kümmerst dich um die Reisekostenabrechnung.
● People & Organization Support: Du unterstützt das People & Organization Team beim Onboarding-Prozess, um neuen Mitarbeitenden einen erfolgreichen Start zu ermöglichen, sowie im Interviewprozess.
● Payroll & Accounting Support: Du übernimmst Aufgaben im vorbereitenden Payroll & Accounting, außerdem prüfst und verwaltest du den Zahlungsverkehr und Rechnungen.
● Kommunikations- & Postmanagement: Du verwaltest den Postein- und -ausgang und sorgst für einen effizienten Informationsfluss innerhalb des Unternehmens.
● Audit Support: Du unterstützt bei internen und externen Audits.
● Koordination im Office-Team: Du behältst den Überblick über die Abläufe im lokalen Office-Team, sorgst dafür, dass tägliche Aufgaben effizient erledigt werden und bist die zentrale Ansprechperson für organisatorische Themen.

● Qualifikation & Erfahrung: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringst 2-3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position oder mit Bezug zu Office Management, Personal- oder Finanzadministration mit.
● Sprachkenntnisse: Du kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich.
● Arbeitsweise: Deine strukturierte, eigenständige und zuverlässige Art hilft dir, den Büroalltag effizient zu organisieren.
● Zeit- & Prioritätsmanagement: Auch in einem dynamischen Umfeld behältst du den Überblick, setzt klare Prioritäten und arbeitest sorgfältig, ohne dabei wichtige Details zu übersehen.
● Organisationstalent: Du liebst es, Abläufe zu koordinieren, und sorgst mit deiner vorausschauenden Planung für einen reibungslosen Ablauf im Büro.
● Teamfähigkeit & Kommunikation: Du schätzt den Austausch auf Augenhöhe, bist hilfsbereit und arbeitest gerne mit vers..