Teamassistenz (m/w/d)

Klima braucht Köpfe. Das Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e.V. (PIK) untersucht wissenschaftlich und gesellschaftlich relevante Fragestellungen. Es ist eine der weltweit führenden Forschungseinrichtungen auf seinem Gebiet und bietet Natur- und SozialwissenschaftlerInnen aus aller Welt beste Voraussetzungen für exzellente interdisziplinäre Forschung.

In der Forschungsabteilung Transformationspfade ist zum schnellstmöglichen Zeitpunktdie Position

Teamassistenz (m/w/d)

(Stellenausschreibungsnummer: 08-2025 Teamassistenz RD3) zur Unterstützung der Wissenschaftskoordination zu besetzen.

Die Stelle ist befristet bis zum 31.08.2026, eine Weiterbeschäftigung wird angestrebt. Die Vergütung bemisst sich entsprechend der Vorgaben des Tarifvertrags der Länder (TV-L Brandenburg). Für diese Stelle ist eine Eingruppierung in die Entgeltgruppe 8 mit einer Arbeitszeit von 40 Stunden/Woche (Vollzeit) vorgesehen.

Ihre Aufgaben umfassen:
● Übernahme administrativer Aufgaben, wie interne und externe Kommunikation, Beantwortung von Anfragen, Umsetzung interner Bestellprozesse, Raumreservierungen, Unterstützung bei der Durchführung von Seminaren und Meetings, Unterstützung der Abteilungsleitung bei Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, Pflege der Webseiten
● Umsetzung von Personalprozessen, wie z. B. Vorbereitung von Neueinstellungen und Vertragsverlängerungen, Zusammenstellung von Unterlagen, Unterstützung bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen u. a. Dokumenten, Anmeldung von Nutzeraccounts, Beantwortung von Anfragen seitens des Personalreferats
● Begleitung von Gastprozessen, wie Erstellen und Versenden von Einladungen,
● Begleitung des Onboardings für neue Mitarbeitende und Gäste, Unterstützung internationaler Mitarbeitender in Kooperation mit dem Welcome Center
● Sicherstellung der Zeiterfassung für Projektmitarbeitende
● Pflege der Publikationsdatenbank, Eingabe von Informationen zu neuen Publikationen, Erstellung von Statistiken in Zusammenarbeit mit der Koordination

Sie verfügen über:
● eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement/Bürokommunikation oder eine vergleichbare Ausbildung
● Einschlägige Berufserfahrung, diese ist nicht zwingend erforderlich, jedoch wünschenswert
● hervorragende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
● sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
● einen sicheren Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
● nachweisbare, gefestigte Erfahrungen im Umgang mit Excel

Wir erwarten von Ihnen:
● ein sympathisches, freundliches und offenes Auftreten
● Zuverlässigkeit, Engagement und starke Motivation
● Teamfähigkeit
● organisatorisches Geschick
● eine selbstständige Arbeitsweise und Eigeninitiative
● die Fähigkeit, sich schnell in neue Themengebiete einzuarbeiten
● Kreativität und Offenheit für neue Lösungsansätze
● methodisches und systematisches Vorgehen
● strukturiertes und zielorientiertes Denken

Wir bieten:
● die Mitarbeit in einem kreativen und interdisziplinären Team
● ein spannendes Umfeld in einem international renommierten Forschungsinstitut mit einem Arbeitsplatz inmitten eines wunderschönen Forschungscampus auf dem historischen Telegrafenberg in Potsdam mit guter Anbindung nach Berlin
● die Möglichkeit, zeit-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
Die vollständige Stellenanzeige und die Möglichkeit sich zu bewerben finden Sie unter folgendem Link (kopieren Sie den Link einfach in die URL Zeile Ihres Browsers):

https://www.stellenanzeigen.de/job/detail/15059747/?campaign=ebay_kleinanzeigen